Rechnungsstellung

• Die korrekte Bestellnummer der Hamburger Energienetze ist auf der Rechnung aufgeführt
• Die Rechnung bezieht sich nur auf eine Bestellung
• Name des internen Ansprechpartners der Hamburger Energienetze
• Die Rechnung enthält den Brutto-, Netto- und Steuerbetrag und entspricht sämtlichen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere müssen die Rechnungen alle Angaben gemäß §§14, 14a UStG enthalten
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) ist auf der Rechnung aufgeführt
• Die Rechnungsdetails entsprechen der dazugehörigen Bestellung (Preis, Bestelleinheit, Lieferdatum, Zahlungsbedingung)
• Ihre Bankverbindung (IBAN und BIC) ist auf der Rechnung angegeben
• Die Rechnung enthält keine handschriftlichen Angaben
• Zur besseren Lesbarkeit ist ein weißer oder sehr heller Hintergrund zu verwenden

• Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
• In allen Rechnungen über Lieferungen oder Leistungen, bei denen die Steuerschuldnerschaft auf uns als Leistungsempfänger übertragen wird (Reverse-Charge-Verfahren), ist der Hinweis „Reverse Charge“ deutlich auf der Rechnung anzugeben.
• CN code EU, Abgangsmitgliedsstaat, Nettogesamtmasse, zusätzliche Maßeinheiten (für externe Handelsstatistik) wenn zutreffend, ist es ein Pflichtfeld
• Bei Freistellungen (z.B. für Liefergemeinschaften) sind die betreffenden Lieferungen/Dienstleistungen entsprechend zu kennzeichnen und Vorlage der steuerlichen Freistellungsbescheinigung (bspw. § 48 b EStG bei Bauleistungen)

Geben Sie zusätzlich zu den Mindestanforderungen auf der Rechnung eine der vier folgenden, Hamburger Energienetze spezifischen Referenzen an.

• Name des internen Ansprechpartners der Hamburger Energienetze
• Auftragsnummer
• Kostenstelle des Anforderers
• E-Mail-Adresse des Anforderers

Wir behalten uns vor, nicht zuordnungsfähige Rechnungen abzulehnen.

1. Rechnungen im Format ZUGFeRD

Dateityp

• Die Rechnung muss als PDF/A-Dokument im ZUGFeRD-Format mit eingebetteten strukturierten Daten erstellt sein.
• Es werden nur Rechnungsdokumente mit der Dateiendung „.pdf“ akzeptiert und verarbeitet.

Dateiname Rechnung

• Der Dateiname kann z. B. die Rechnungsnummer oder euren Firmennamen enthalten, z. B. „Re_xy_123456.pdf“.
• Bitte verwenden Sie keinen allgemeingültigen Dateinamen wie z.B. „Rechnung.pdf“.

Dateiname Anlage

• Der Dateiname sollte den Begriff "Anlage" enthalten.

Dateigröße

• Maximal 2 MB pro PDF mit einer Auflösung von mindestens 150 dpi.

Dateisicherheit

• Für die PDF-Datei dürfen keine Sicherheitseinstellungen oder Dokumenteinschränkungen festgelegt werden. Dies lässt sich im Adobe Reader über „Datei-Eigenschaften-Sicherheit“ prüfen.

2. Rechnungen im Format XRechnung

Folgende Pflichtinformationen gemäß § 5 E-RechV des Bundes sind in der XRechnung anzugeben. Die Zuordnung zu den jeweiligen Business-Term-Feldern (BT) ist wie folgt:

Leitweg-ID: BT-10

• Unsere Leitweg-ID lautet: 02000000-BSTR000001-80

Bankverbindung

• bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis BT-86)
• bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis BT-91)

Zahlungsbedingungen

• Fälligkeitsdatum: BT-9
• Textliche Zahlungsbedingungen: BT-20
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers: BT-43
• Lieferantennummer*: BT-29
• Bestellnummer*: BT-13

Dateityp

• Es werden nur Rechnungsdokumente mit der Dateiendung ".pdf" akzeptiert und verarbeitet.

Dateiname Rechnung

• Der Dateiname kann z. B. die Rechnungsnummer oder Ihren Firmennamen enthalten, z. B. „Re_xy_123456.pdf“.
• Bitte verwenden Sie keinen allgemeingültigen Dateinamen wie z. B. „Rechnung.pdf“.

Dateiname Anlage

• Der Dateiname von Anlagen sollte den Begriff "Anlage" enthalten.

Dateigröße

• Maximal 2 MB pro PDF bei einer Auflösung von mindestens 150 dpi.

Dateisicherheit

• Für die PDF-Datei dürfen keine Sicherheitseinstellungen oder Dokumenteinschränkungen festgelegt werden. Dies lässt sich im Adobe Reader über „Datei – Eigenschaften – Sicherheit“ prüfen.

Inhalt der E-Mail

• Pro E-Mail ist nur eine PDF-Rechnung zulässig.
• Die Rechnung ist als erstes PDF-Dokument anzuhängen, danach ggf. die Anlagen.
• Mehrseitige Rechnungen dürfen nicht auf mehrere PDF-Dokumente aufgeteilt werden.
• Zusätzliche Anlagen (z. B. Aufmaße) werden nur in allgemein verarbeitbaren, standardisierten Dateiformaten akzeptiert, ausschließlich: PDF, DOC, TXT, XLS.
   

Rechnungsversand

Bitte senden Sie Rechnungen ausschließlich an die dafür vorgesehene E-Mail-Adresse:

einvoice@hamburger-energienetze.de